La información que una empresa reúne sobre sus leads, prospectos o clientes tiene una importancia vital para sus procesos de marketing, venta y atención posventa. Por tanto, estos datos se convierten en activos estratégicos que hay que recopilar, guardar, proteger y clasificar correctamente si se pretende extraer todas sus potencialidades.
Por ello, es esencial implementar un buen sistema de gestión de la base de datos, así como plantear, organizar, desarrollar y nutrirlos de manera adecuada.
Índice:
- Problemas comunes al gestionar bases de datos
- Cómo hacer el esquema de una base de datos
- 5 Formas de optimizar tu base de datos con un CRM
Problemas comunes al gestionar bases de datos
Muchas empresas guardan los datos de sus clientes de forma dispersa. Por ejemplo, utilizando hojas de cálculo en Excel, tablas en Word o documentos en otros formatos y en ocasiones pueden incluso combinarse con recursos de toda la vida como las agendas personales o papeles sueltos.
Esto resulta muy problemático e ineficiente desde varias perspectivas. En primer lugar, por la dificultad para identificar a los prospectos/clientes y hacer que se deslicen por el funnel de venta al no tener unificada y bien recopilada su información en un único lugar.
En segundo lugar, si no se opera con una base de datos no se puede realizar algo tan básico como segmentar por categoría, ya que los recursos obsoletos de los que hablábamos no lo permiten. Al igual que tampoco se puede evitar la tendencia a acumular información desactualizada o caducada como emails antiguos o enlaces incorrectos.
Esto se debe en buena parte a la carencia de funcionalidades para poder actualizar los datos de manera automática que ofrecen herramientas como el CRM, que además, es un sistema que facilita que los equipos de los distintos departamentos que se relacionan con el cliente trabajen con la misma información actualizada a tiempo real.
Asimismo, hay que valorar que la adecuada gestión de los datos de los clientes y clientes potenciales, no solo es muy importante desde una óptica de negocio, sino también porque su conservación y tratamiento está sujeto al estricto cumplimiento de la normativa LOPD (Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal), la cual establece requisitos como el consentimiento informado de cesión.
Cómo hacer el esquema de una base de datos
A la hora de crear una base de datos para cualquier negocio es crucial seguir una serie de pasos:
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Definición de los distintos campos de datos de contacto sobre los que vamos a recopilar información. Si se trata de particulares no puede faltar nombre, apellido, correo, teléfono, ubicación... Mientras que si hablamos de empresas, habría que añadir a todo lo anterior el tipo de negocio, el sitio web, sus perfiles corporativos en redes sociales, etc.
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Establecer criterios y etiquetas de filtrado para poder hacer búsquedas segmentadas por tipo de dato, categorías, propiedades... O, lo que traducido a términos cualitativos, puede ser el estado del lead o la etapa del ciclo de vida en la que se encuentra un determinado contacto.
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Crear listas para clasificar los contactos/empresas según su grado de utilidad.
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Organizar bibliotecas y carpetas para guardar listados, archivos y documentos, tanto los que hayan podido servir para crear y nutrir la base de datos, como los generados a partir de ella.
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Asignar accesos y permisos para quienes vayan a colaborar en la alimentación de la base de datos. Estos pueden coincidir o no con los que la vayan a usar, aunque los planteamientos restrictivos no tienen mucho sentido, siendo lo ideal el disponer de una herramienta que sea actualizable y accesible para cualquier miembro de los equipos de marketing, ventas y atención al cliente.
Precisamente la filosofía que impulsa a crear una base de datos es posibilitar el acceso concurrente de múltiples usuarios. Al igual que también se busca reducir al mínimo las redundancias de información y asegurar la independencia de los datos, tanto desde una vertiente física como lógica.
5 Formas de optimizar tu base de datos con un CRM
Para tener todas las funcionalidades que necesita tu empresa para gestionar la información de los clientes puedes recurrir a las soluciones en bases de datos o bien optar por implantar un CRM (Customer Relationship Management), una herramienta integral de negocio que ofrece infinidad de ventajas como:
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Mantener todos los datos de tus clientes centralizados y actualizados a tiempo real, ya que facilita la recolección de los resultados de las interacciones que haya podido tener cualquier departamento de la empresa.
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Sacar mucho más partido a la información recabada, utilizándola para hacer prospecciones, madurar y alimentar leads, realizar conversiones, fomentar la fidelización o atender mejor al cliente.
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Impulsar la coordinación y alineación de todos los departamentos que se relacionan con el cliente, principalmente, marketing, ventas y servicio posventa. Estos se servirán para el desarrollo de sus procesos de una información unificada y enriquecida por la aportación de todos.
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Tener acceso a unas estadísticas muy valiosas, sacando el máximo provecho a los datos que se tienen para, por ejemplo, crear perfiles de buyer persona o hacer predicciones sobre futuros comportamientos de compra.
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Establecer relaciones más cercanas, fructíferas y duraderas con los clientes con base a una información sobre ellos abundante, permanentemente enriquecida y de fácil acceso.
En Posizionate tenemos mucha experiencia implantando soluciones CRM en todo tipo de empresas y negocios.
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Centraliza la información para tomar mejores decisiones
Gestionar datos no se trata solo de almacenarlos: se trata de extraer inteligencia de ellos. Muchas empresas siguen acumulando información en múltiples hojas de cálculo, correos dispersos o plataformas aisladas, perdiendo la oportunidad de tomar decisiones rápidas y basadas en hechos. Un CRM bien implementado elimina ese caos y unifica todos los datos en un sistema que permite actuar sin fricción.
La centralización no solo ordena, también activa. Cuando los equipos acceden a la misma información en tiempo real, se evita la duplicidad, se mejora la atención y se acelera la conversión. Un sistema CRM bien alimentado se convierte en una fuente única de verdad, donde cada lead, contacto o cliente tiene su propia historia conectada al resto del ecosistema de negocio.
Automatiza procesos y gana eficiencia con datos actualizados
Uno de los grandes errores en la gestión de datos es permitir que envejezcan sin control. Correos obsoletos, leads sin categorizar, historial de contacto incompleto… todo eso impacta directamente en las ventas y en la fidelización. Un CRM moderno resuelve este problema mediante reglas automáticas de actualización, limpieza y enriquecimiento de datos.
Además, los procesos clave —seguimiento comercial, envío de campañas, segmentación avanzada o análisis de comportamiento— pueden ejecutarse de forma automatizada y personalizada. Esto no solo libera al equipo de tareas repetitivas, sino que mejora los resultados al actuar con precisión. Con una buena arquitectura de base de datos, un CRM deja de ser solo un repositorio para convertirse en un motor de crecimiento.
Preguntas frecuentes sobre cómo mejorar la gestión de datos con un CRM
¿Qué impacto real tiene un CRM en la productividad del equipo?
Permite que todos los departamentos trabajen sobre una única base de datos, lo que reduce errores, evita duplicidades y mejora la colaboración. El tiempo que antes se perdía buscando información ahora se invierte en acciones que generan valor.
¿Cómo evita un CRM la pérdida o duplicación de datos?
El sistema detecta registros repetidos, unifica información y alerta sobre inconsistencias. Además, su capacidad de integración con formularios web, correos y apps hace que los datos fluyan sin intervención manual, reduciendo el margen de error.
¿Por qué es importante cumplir con la normativa de protección de datos?
El tratamiento adecuado de la información no solo evita sanciones legales, también fortalece la confianza del cliente. Un CRM facilita el registro del consentimiento y el control de los accesos, alineando la gestión con los requerimientos de privacidad actuales.