Cuando organizamos un webinar o participamos en una feria académica, sabemos que no basta con medir la asistencia: el verdadero reto está en transformar ese interés en contactos valiosos. La captación de leads en eventos educativos es el puente entre un evento exitoso y nuevas matrículas.
Y hoy contamos con plataformas como HubSpot para colegios, que nos permiten dar el salto de simples interacciones a relaciones sostenibles y medibles.
Formularios inteligentes adaptados al buyer persona educativo
Uno de los elementos más efectivos en eventos educativos y marketing son los formularios digitales. Pero no cualquier formulario funciona igual. Debemos pensar en el buyer persona educativo y diseñar preguntas que realmente nos ayuden a segmentar. Un padre de familia que busca un colegio privado en Madrid no requiere el mismo nivel de detalle que un estudiante interesado en másteres en Barcelona.
Con HubSpot es posible configurar formularios progresivos, donde pedimos información en etapas (sin abrumar al usuario). Según datos de HubSpot, este tipo de formularios puede aumentar hasta en un 30 % la tasa de conversión. En un stand físico se pueden integrar con tablets o códigos QR, y en un webinar se colocan en la página de registro o incluso en el chat en vivo.
Un ejemplo concreto: si participamos en la feria educativa AULA en Madrid y recibimos a cientos de visitantes, al usar formularios inteligentes logramos no solo recopilar nombres y correos, sino también intereses académicos y nivel socioeconómico. Esa información alimenta el lead scoring y nos permite priorizar en el seguimiento a quienes tienen más posibilidades de convertirse en alumnos reales.
Además, los formularios se pueden complementar con encuestas rápidas. Si un asistente indica interés en programas de doble titulación o movilidad internacional, esa sola respuesta nos abre la puerta a enviarle después contenido específico y aumentar las probabilidades de conversión.
Chatbots y workflows para automatizar la relación con los leads
La automatización es un aliado clave en la captación de leads en educación. Durante un evento online, los chatbots educativos pueden resolver preguntas frecuentes en tiempo real: horarios, costos, modalidades de estudio o procesos de inscripción. Cada interacción queda registrada en HubSpot y permite enriquecer el perfil del lead sin intervención manual.
El siguiente paso son los workflows automatizados, que nutren a los leads con información relevante según su comportamiento. Imaginemos que un estudiante descarga la agenda de un evento universitario en Barcelona: automáticamente entra en un flujo donde recibe un correo con detalles de admisión, otro con testimonios de alumnos y, finalmente, una invitación a agendar una reunión uno a uno con un asesor académico.
Este tipo de estrategias se potencian aún más al integrarlas con un sistema de lead scoring en educación. Como explica Harvard Business Review, priorizar leads de mayor intención permite aumentar la eficiencia del equipo comercial y reducir los tiempos de conversión. En la práctica, si un padre asiste a una feria en Sevilla, abre correos, consulta la página de becas y pide información financiera, su puntaje sube automáticamente y activa una alerta para que el equipo de admisiones lo contacte de inmediato.
Los datos lo respaldan: según Search Engine Journal, las instituciones que implementan automatización y lead scoring incrementan hasta en un 50 % su tasa de conversión. En educación, esto significa dejar de perder estudiantes potenciales por falta de seguimiento y empezar a construir relaciones más personalizadas.
¿Qué impacto tiene esto en colegios y universidades en España?
Cada institución maneja públicos distintos. Un colegio privado en Valencia, por ejemplo, se dirige sobre todo a familias que valoran la seguridad, la metodología pedagógica y la cercanía. En cambio, una universidad en Barcelona debe conectar con jóvenes que buscan innovación, empleabilidad y programas internacionales. Con HubSpot, los formularios, chatbots y workflows se pueden ajustar a cada perfil.
Además, la integración con un CRM educativo evita que la información se quede en un correo aislado. Toda la data alimenta un historial del estudiante, de modo que cuando un asesor lo contacte, ya sabrá qué intereses mostró y en qué fase del proceso se encuentra. Esto hace que la comunicación sea más humana, más precisa y mucho más efectiva.
Si una institución complementa estas acciones con estrategias de inbound marketing y automatización de marketing, logrará no solo captar más leads en ferias y webinars, sino también nutrirlos hasta convertirlos en estudiantes inscritos. Y al apoyarse en una agencia experta en consultoría de marketing digital, el crecimiento se vuelve mucho más predecible y sostenible.
Convirtamos juntos cada evento en una oportunidad real
Cada feria educativa en Madrid, Barcelona o cualquier otra ciudad de España reúne a decenas de familias y estudiantes interesados en programas académicos. La diferencia entre un simple contacto y una matrícula está en la estrategia. Con HubSpot y un plan bien diseñado de formularios, chatbots y workflows, es posible llevar la captación de leads en educación a un nivel superior.
En Posizionate acompañamos a colegios y universidades en España a estructurar campañas que convierten eventos en verdaderas fuentes de crecimiento. Si tu objetivo es optimizar la captación de leads en colegios, estamos listos para ayudarte a dar ese paso.
Preguntas frecuentes sobre captación de leads en educación