Por qué un CRM con HubSpot o ClickUp necesita entre 3 y 5 horas semanales del cliente durante la recogida de información, y cómo prepararse.
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“Os paso un documento con todo lo que necesitamos, con eso podéis presupuestar.”
La frase llega casi siempre en la primera reunión, y casi siempre es la primera señal de que el proyecto va a costar más de lo previsto.
No hay mala fe. El documento existe, está bien redactado y refleja cómo cree la dirección que funciona la empresa. El problema es que la empresa real funciona de otra manera. Los comerciales llevan su Excel, atención al cliente tiene su hilo de correos e IT arrastra tres integraciones a medias que nadie documentó. Nada de eso está en el papel.
Por eso, en proyectos corporate o mid market complejos, pedimos que varios puestos del cliente dediquen entre 3 y 5 horas semanales durante la recogida de información. Una hora a la semana no vale.
Una hora da para contar el proceso ideal, el que aparece en los manuales. Para ver el proceso real, con sus atajos y sus excepciones, hace falta sentarse con cada departamento, varias veces y con la misma persona delante. Ahí está el detalle que decide si una herramienta se usa o se abandona a los tres meses.
Cuando el cliente acepta esa dedicación y una consultoría previa antes de tocar la herramienta, el proyecto sale bien. Cuando cree que con su documento basta, no sale bien. Nos ha pasado con implantaciones de CRM con HubSpot y con proyectos de ClickUp, y el patrón es el mismo.
Tres señales que anticipan un mal proyecto
Ninguna tiene que ver con la tecnología
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1
Se hace lo que dice el director general y nadie más opina.
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2
Nadie tiene los procesos claros, ni siquiera quien los ejecuta cada día.
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3
La parte técnica no admite consejo y se impone una arquitectura que el negocio no necesita.
En los tres casos hay imposición en lugar de conversación. El proyecto se firma, pero irá mal.
Antes de la primera reunión
- Nombra a una persona por departamento que conozca el día a día, no a quien tenga más cargo. El contexto operativo gana a la jerarquía.
- Bloquea las horas en el calendario antes de empezar. Si no están en el calendario, no existen.
- Enséñanos el Excel en lugar de describirlo. Un archivo abierto cuenta más que diez explicaciones.
Si quien firma es finanzas, la cuenta se puede hacer. Tres horas semanales de cinco personas durante la recogida de información es un coste real y se puede calcular. Compáralo con el de una implantación que el equipo no usa: licencias pagadas, horas metiendo datos dos veces y otra migración dentro de un año. Esto se traduce en que el proyecto barato de partida suele ser el más caro de terminar.
Una hora a la semana da para un documento. Tres dan para una implantación.
Si tienes un proyecto de CRM o de ClickUp por delante y quieres saber cuánto tiempo pedirá a tu equipo, escríbeme y lo vemos en detalle.
Un saludo.
¿Tienes un proyecto de CRM o ClickUp por delante?
Hablemos de tu caso en detalle antes de presupuestar nada. Vemos cuánto tiempo pedirá a tu equipo y si tu proyecto tiene las tres señales de alerta.
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Iván Gil Ruiz
CEO y fundador de Posizionate Growth Business
CEO de Posizionate