Guía práctica: cómo pasar del Excel a un CRM real con ayuda de una consultoría en marketing deportivo

¿Sigues gestionando tus fanáticos, inscripciones, ticketing, pagos o seguimiento de patrocinadores desde hojas de Excel? No estás solo. La mayoría de los clubes deportivos, escuelas o entidades pequeñas han empezado así. Es cómodo, barato y “funciona”. Hasta que deja de funcionar.

Cuando creces, aumentan los datos, las personas implicadas, los eventos y los puntos de contacto con tu comunidad. Y ahí es donde Excel se queda corto: no permite automatizar, se pierde información, y lo que ayer parecía simple hoy se vuelve un caos.

Es en este punto cuando muchas organizaciones se plantean dar el salto a un sistema más profesional. Y aquí entra en juego el CRM (Customer Relationship Management), una herramienta pensada para ayudarte a gestionar y hacer crecer tu comunidad. Pero ojo: no basta con instalarlo y cruzar los dedos. Para sacarle todo el partido necesitas acompañamiento. Es ahí donde una buena consultoría en marketing deportivo puede marcar la diferencia.

¿Qué es un CRM y por qué tu club lo necesita (ya)?

Un CRM es mucho más que un software para guardar datos. Es una plataforma que te permite:

• Centralizar la información de tus socios, patrocinadores, fans, ticketing, merchandising, alumnos y padres.
• Segmentar tu base de datos y comunicar de forma personalizada.
• Automatizar tareas repetitivas como recordatorios, emails de inscripción o seguimiento de pagos.
• Analizar el comportamiento de tu audiencia: qué les interesa, cuándo te contactan, qué eventos prefieren.
• Crear campañas segmentadas para convertir fans en socios activos del club.
  
  

En resumen: te ayuda a gestionar mejor y crecer más, con menos esfuerzo.

¿Por qué Excel ya no es suficiente en 2025?

Aquí te dejamos algunas situaciones reales que seguro te suenan si todavía trabajas con hojas de cálculo:

• Tienes varias versiones del mismo archivo y no sabes cuál es la buena.
• Cada vez que necesitas buscar un dato… pierdes tiempo.
• No puedes programar recordatorios, automatizar comunicaciones o segmentar fácilmente.
• Si una persona del equipo se va, se lleva todo el conocimiento en su cabeza (o en su carpeta de Drive).
• No puedes medir resultados ni obtener informes sin hacer mil fórmulas manuales.
  
  

La digitalización ya no es una ventaja, es una necesidad. Y si el deporte evoluciona, tu forma de gestionarlo también debería hacerlo.

¿Qué hace una consultoría en marketing deportivo y cómo puede ayudarte?

Una consultoría en marketing deportivo es como tener a alguien que ya ha recorrido el camino y te ayuda a hacerlo sin tropezarte. En lugar de probar herramientas al azar, perder tiempo configurando mal o no saber por dónde empezar, cuentas con un equipo que:

1. Entiende el sector deportivo: no es lo mismo vender camisetas que gestionar una liga infantil.
2. Analiza tu situación actual: ¿qué usas? ¿qué necesitas? ¿qué procesos se pueden mejorar?
3. Propone el CRM que mejor se adapta a ti: hay opciones sencillas y otras más completas. No todo el mundo necesita HubSpot desde el día uno.
4. Configura la herramienta a medida: con tus datos, tus embudos, tus comunicaciones.
5. Forma a tu equipo: para que no dependa siempre de terceros y aproveche el sistema.
6. Da seguimiento y mejora continua: para que no se quede todo en “buena intención”.
   
   

Pasos prácticos para pasar del Excel a un CRM con ayuda de una consultoría

1. Auditoría inicial

Se analiza cómo gestionas hoy tus datos, qué procesos repites constantemente, qué errores se cometen y qué resultados estás dejando escapar.

2. Definición de objetivos

¿Quieres captar más alumnos? ¿Mejorar la relación con patrocinadores? ¿Reducir el trabajo manual? Cada objetivo marcará una ruta diferente.

3. Elección del CRM adecuado

No necesitas lo más caro ni lo más complejo. Lo importante es que se adapte a tu club y a tu equipo. Algunos CRM conocidos en el entorno deportivo incluyen HubSpot, Zoho, ActiveCampaign o Teamleader, entre otros.

4. Configuración personalizada

Campos, etiquetas, embudos de inscripción, automatizaciones… todo debe responder a cómo trabajas tú, no a un modelo genérico.

5. Importación de tus datos (sin dramas)

Una buena consultoría te ayuda a pasar tus hojas de Excel al nuevo sistema, organizando la información para que no pierdas nada y empieces con buen pie.

6. Formación y acompañamiento

Para que tu equipo lo entienda, lo use y lo aproveche. Aquí no vale “yo lo toco cuando pueda”. El éxito está en que todos lo integren en su día a día.

Preguntas reales que los clubes deportivos se hacen sobre CRM

¿Cuál es el mejor CRM para un club deportivo?

No hay uno único “mejor” para todos. Depende del tamaño del club, del número de usuarios, de los procesos que necesites automatizar y de tu presupuesto. Algunas opciones populares en el entorno deportivo son HubSpot, Zoho, Teamleader, ActiveCampaign y plataformas específicas para gestión de clubes.

Una consultoría en marketing deportivo te ayuda a elegir el más adecuado para ti, según tus necesidades reales.

¿Por qué es mejor usar un CRM en lugar de Excel en un club deportivo?

Excel sirve como herramienta básica, pero cuando necesitas segmentar públicos, enviar comunicaciones personalizadas, automatizar tareas o llevar control de inscripciones y pagos, un CRM es mucho más eficiente, seguro y escalable.

Además, puedes conectar el CRM con tu web, redes sociales y pasarelas de pago, lo que en Excel es imposible sin procesos manuales.

¿Cuánto cuesta implementar un CRM en una entidad deportiva?

El precio puede variar mucho según el tipo de CRM, el número de usuarios y la complejidad de los procesos. Hay soluciones básicas gratuitas (como HubSpot en su versión inicial) y otras de pago mensual.

Lo que sí es clave es no implementar el CRM sin una buena planificación. Una consultoría en marketing deportivo puede ayudarte a ahorrar tiempo y dinero al hacerlo bien desde el principio.

¿Qué errores se deben evitar al implantar un CRM en una escuela o club deportivo?

Algunos errores comunes que se pueden evitar con una consultoría son:

• Elegir un CRM sin conocer sus limitaciones.
• Configurarlo sin adaptar los procesos internos del club.
• No formar al equipo, lo que termina en abandono de la herramienta.
• No tener una estrategia clara para captar leads o fidelizar usuarios.
• No migrar bien los datos desde Excel, generando duplicados o vacíos.
  
  

¿Puede una agencia de marketing deportivo ayudar con la implementación de un CRM?

Sí. Una agencia especializada en marketing deportivo no solo entiende la herramienta, sino que conoce los flujos típicos de clubes y escuelas (captación, comunicación con padres, patrocinios, gestión de socios, etc.).

Esto les permite configurar el CRM de forma personalizada, integrarlo con otras plataformas y formar a tu equipo. En resumen: no solo lo ponen en marcha, sino que lo adaptan a tu realidad deportiva.

Tu Excel ya cumplió su ciclo

Si has llegado hasta aquí, probablemente ya te diste cuenta: tu hoja de Excel, por muy útil que haya sido, ya no es suficiente para lo que tu club necesita hoy. Gestionar bien tus datos, automatizar tareas, segmentar audiencias y tomar decisiones con información real… eso es jugar en otra liga.

Y no tienes que hacerlo solo.

En Posizionate, trabajamos cada día con entidades deportivas que quieren mejorar su gestión, profesionalizar su comunicación y aprovechar el entorno digital sin complicarse la vida. Te acompañamos desde la auditoría hasta la implementación del CRM, siempre adaptándonos a tu realidad y tus objetivos.

¿Empezamos a transformar tu forma de trabajar? Contáctanos. Te escuchamos.